Code sur la protection des renseignements personnels – Fonds communs de placement

Un mot à propos du respect de la vie privée.

Nous respectons votre vie privée. Non seulement le respect de votre vie privée est important à nos yeux, mais en plus nous voulons la protéger. Les renseignements personnels que vous partagez avec nous demeurent notre propriété.

Conformément aux lois, nous pouvons cependant fournir ou recueillir des données à votre sujet auprès des institutions avec lesquelles vous nous avez autorisé à communiquer. Celles-ci comprennent les institutions financières avec lesquelles vous nous avez demandé de faire affaire, ainsi que des fournisseurs de services spécialisés, tels que les imprimeurs chargés de produire nos relevés de compte. Tous ces fournisseurs doivent répondre à nos normes de sélection en matière de respect de la vie privée. Nous vous fournissons ce livret afin de vous informer ; il est de votre intérêt d'en prendre connaissance.

Certes, la portée juridique de cette politique reflète à la fois l'importance de son contenu et sa conformité avec la législation fédérale.
Après avoir lu ce document, si vous désirez de plus amples renseignements au sujet de la protection de la vie privée, communiquez avec l'un de nos Associés en fonds communs de placement au 1 888 600-6161.

Vous pouvez également communiquer avec notre Bureau de la protection des renseignements personnels par la poste :

111, chemin Gordon Baker, Toronto (Ontario) M2H 3R1.

Introduction

Fonds ING Direct Limitée (« ING ») a à cœur de préserver l'exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Le Code sur la protection des renseignements personnels d'ING témoigne de cette volonté.

Ce Code est établi d'après la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le modèle de code de confidentialité de l'Association des banquiers canadiens (ABC) ainsi que le « Code type sur la protection des renseignements personnels » (CAN/CSA-Q830-96) de l'Association canadienne de normalisation (CSA). Il décrit la façon dont ING souscrit aux principes de la LPRPDE et des codes types de l'ABC et de la CSA. Une copie de la LPRPDE est disponible à l'adresse www.privcom.gc.ca. Il est possible d'obtenir un exemplaire des codes types de l'ABC et de la CSA en communiquant avec l'Association des banquiers canadiens au 1 800 263 0231.

Portée du présent Code sur la protection des renseignements personnels

Le présent Code sur la protection des renseignements personnels décrit les principes auxquels souscrit ING pour protéger la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle.

Il ne s'applique pas aux renseignements sur les Clients corporatifs qui exercent des activités à titre de société, de société de personnes ou de toute autre forme d'association. Toutefois, ING protège la confidentialité de ces renseignements conformément à la loi et à ses politiques. Ce Code s'applique toutefois aux Clients corporatifs qui exercent leurs activités à titre d'entreprise individuelle.

Modifications au présent Code sur la protection des renseignements personnels

Afin de s'assurer que ce Code est tenu à jour, nous nous réservons le droit de le changer si nécessaire. Tous les changements prendront effet 30 jours suivant la notification de ces changements par ING. La notification des changements au Code pourrait être distribuée sous forme d'un encart joint à des Relevés de Compte d'ING ou des bulletins d'informations, et pourrait être affichée sur le site Internet d'ING. Si vous possédez des fonds en dépôt ou si vous accédez à n'importe quel Compte d'ING après la date d'entrée en vigueur du changement, vous êtes présumé avoir entériné un tel changement.

Définition des termes utilisés dans le présent Code sur la protection des renseignements personnels

Associé en Fonds communs de placement
Tout représentant du service à la clientèle d'ING auquel le public est invité à adresser ses questions et doléances au sujet d'un produit ou service dans un premier temps. Il est possible de joindre un Associé d'ING en téléphonant au 1 888 600-6161 ou en envoyant un courriel à fonds@ingdirect.ca.

Marketing direct
Promotions ciblant des personnes qui, compte tenu des renseignements personnels détenus à leur sujet, sont susceptibles de s'intéresser à un produit donné. Le marketing direct englobe les envois postaux et les activités de télémarketing, mais exclut les relevés, les encarts joints aux relevés, les messages aux guichets automatiques, les relevés de guichet automatique et les annonces sur babillards électroniques ainsi que les activités menées dans le cadre de la gestion des services financiers sur mesure.

Renseignements personnels
Renseignements sur une personne identifiable, à l'exclusion du nom, du titre et de l'adresse ou, pour un employé, du numéro de téléphone au travail.

Bureau de la protection des renseignements personnels
Le département d'ING qui a la responsabilité de protéger les renseignements personnels. Il est possible de joindre le bureau de la protection des renseignements personnels par la poste à l'adresse suivante :

Bureau de la protection des renseignements personnels
a/s Fonds ING Direct Limitée
111, chemin Gordon Baker
Toronto (Ontario) M2H 3R1

Aperçu des dix (10) principes régissant la protection des renseignements personnels

Les principes régissant la protection des renseignements personnels sont interdépendants et doivent être lus en se référant au commentaire qui s'y rattache.

  1. Responsabilité d'ING
    ING est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris des renseignements personnels transmis à une tierce partie, à des fins de traitement. ING a établi des politiques et des procédures visant à assurer la conformité au présent Code. Elle a également désigné des personnes responsables de son application.
  2. Explication de l'usage prévu des renseignements personnels recueillis
    Avant ou au moment d'obtenir le consentement d'une personne afin de recueillir des renseignements personnels la concernant, ING l'informera des fins auxquelles ces renseignements seront utilisés.
  3. Consentement de la personne
    ING demandera le consentement d'une personne avant ou au moment de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à son sujet.

    Le consentement de la personne à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels la concernant peut être explicite, implicite ou fourni par l'entremise d'un représentant autorisé. La personne peut retirer son consentement en tout temps, sauf certaines exceptions.

    ING recueillera, utilisera ou divulguera des renseignements personnels sans le consentement de la personne conformément aux dispositions permises par la loi.
  4. Limites applicables à la collecte des renseignements personnels
    ING respecte certaines limites quant à la quantité et la nature des renseignements personnels qu'elle recueille. ING réunit les renseignements personnels aux seules fins précisées et dans la mesure permise par la loi.
  5. Limites applicables à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels
    ING utilisera ou divulguera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu'ils soient utilisés ou divulgués à d'autres fins.

    Dans certaines circonstances, ING peut avoir l'obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne.

    ING conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins précisées.
  6. Exactitude des renseignements personnels
    ING veillera à ce que les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle soient exacts, complets, à jour et pertinents, compte tenu des plus récents renseignements mis à sa disposition.

    Une personne peut contester l'exactitude et l'exhaustivité de ces renseignements personnels et, s'il y a lieu, les faire modifier.
  7. Protection des renseignements personnels
    ING protège les renseignements personnels en appliquant des mesures de sécurité reflétant le niveau de confidentialité de ces renseignements.
  8. Accessibilité à l'information sur les politiques et les procédures
    ING fera preuve d'ouverture d'esprit à propos des procédures de gestion des renseignements personnels. Le présent Code permettra à toute personne d'obtenir des renseignements sur ces procédures en communiquant avec l'un des Associés en fonds communs de placement d'ING ou le responsable de la protection des renseignements personnels. L'information sera rendue disponible de manière à en simplifier la compréhension.
  9. Accessibilité aux renseignements personnels
    Sur demande et lorsqu'il est possible, ING fera part à un requérant de renseignements personnels qui le concernent et dont ING a la possession ou le contrôle, ainsi que de leur usage et des personnes qui y ont accès.

    Sur demande, ING donnera accès à un requérant, à des renseignements personnels le concernant et dont ING a la possession ou le contrôle. Cependant, il pourrait arriver, en certaines circonstances, qu'ING ne puisse accorder à un requérant l'accès à la totalité des renseignements qui le concernent.
  10. Règlement des plaintes et traitement des demandes de renseignements
    Une personne peut porter plainte contre ING à propos de tout manquement au présent Code. Les plaintes et les demandes de renseignements doivent être adressées à un Associé en fonds communs de placement d'ING ou acheminées à l'agent responsable de la protection des renseignements personnels.

1er principe

Responsabilité d'ING
ING est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris des renseignements personnels transmis à une tierce partie, à des fins de traitement. ING a établi des politiques et des procédures visant à assurer la conformité au présent Code. Elle a également désigné des personnes responsables de son application.

1.1La responsabilité de protection des renseignements personnels incombe ultimement à la haute direction d'ING. Toutefois, la haute direction a délégué la gestion quotidienne des procédures reliées à la protection des renseignements personnels à une ou plusieurs personnes.
1.2Le responsable de la protection des renseignements personnels d'ING a la charge de protéger l'ensemble des renseignements personnels et d'assurer la conformité d'ING au présent Code. En outre, les Associés en fonds communs de placement d'ING peuvent répondre à la plupart des demandes de renseignements concernant la protection des renseignements personnels.
1.3

ING autorisera les employés des départements suivants de sa société mère, la Banque ING du Canada, à avoir accès aux renseignements personnels sous le contrôle d'ING :

Ventes et service ;
Marketing ;
Sécurité ;
Vérification ;
Informatique ;
Exploitation ;
Juridique ;
Le personnel de Gestion du risque ;
Crédit et prêts.

1.4ING est également responsable des renseignements personnels transmis à des tierces parties à des fins de traitement. Les politiques d'ING en matière de protection des renseignements personnels transmis à des tierces parties sont exposées aux paragraphes 7.4 et 7.5 du présent Code.
1.5

Pour assurer l'application des principes exposés dans le présent Code, ING :

  • a établi des procédures visant à protéger la confidentialité des renseignements personnels ;
  • a établi des procédures ayant trait à la perception et au traitement des questions et des plaintes ;
  • donne au grand public accès au Code sur la protection des renseignements personnels ;
  • a formé son personnel de façon à ce que celui-ci comprenne et observe les procédures internes.
ING assure également le respect du présent Code par des vérifications périodiques et d'autres procédures de surveillance et de conformité. La haute direction rend compte à un comité de son conseil d'administration de toute question touchant la conformité au présent Code.

2e principe

Explication de l'usage prévu des renseignements personnels recueillis
Avant ou au moment d'obtenir le consentement d'une personne pour la collecte de renseignements personnels la concernant, ING l'informera des fins auxquelles ceux-ci seront utilisés.

2.1Exception faite des cas décrits ci-dessous, ING expliquera à la personne qui présente une demande de produit ou service, les raisons pour lesquelles ING demande des renseignements personnels la concernant. Si ING prévoit utiliser les renseignements personnels à d'autres fins, elle demandera le consentement de la personne visée avant d'en faire un tel usage. ING informera toute personne de son droit de refuser le consentement qu'elle demande.

Dans certains cas, ING n'expliquera pas l'utilisation qu'elle entend faire de ces renseignements, ni n'obtiendra le consentement de la personne. (Voir à ce sujet les paragraphes 3.4 et 5.1).
2.2ING expliquera clairement, verbalement ou par voie de communiqué, l'utilisation qu'elle entend faire des renseignements personnels recueillis.
2.3Les individus peuvent questionner les motifs pour lesquels ING rassemble des renseignements personnels en téléphonant, en visitant le site d'ING ou en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels.
2.4

À moins que la personne visée ait été informée autrement, avant ou lors de la collecte de renseignements, ING recueillera des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • aider à identifier de nouveaux Clients et/ou garants ;
  • déterminer si un produit, ou un service, convient à une personne ou si celle-ci est admissible à tel produit ou service ;
  • mettre en place et gérer les produits et services qui répondent aux besoins de la personne ;
  • proposer des produits et services répondant à ces besoins ;
  • fournir un service continu ;
  • satisfaire aux exigences des lois et règlements, notamment les exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu et celles touchant les rapports de solvabilité.
2.5

ING prendra soin d'expliquer tous les usages, y compris ceux qu'on ne saurait soupçonner. Si les raisons pour lesquelles on demande le nom et l'adresse de la personne sont bien évidentes, il n'en va pas forcément de même pour l'utilisation et la divulgation des autres renseignements personnels.

ING peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels pour tout motif figurant ci-après :

  • les références servent à vérifier les renseignements fournis sur une demande ;
  • la date de naissance d'un individu et toute autre information d'identification peut être rassemblée et employée afin de vérifier l'identité d'un nouveau client et, de plus, se protéger et vous protéger contre toute erreur ou fraude. ING peut également rassembler et employer des renseignements personnels obtenus des agences d'évaluation du crédit, des assureurs des facilités de crédit ou d'hypothèque et d'autres institutions financières afin d'aider à vérifier l'identité d'un nouveau Client ;
  • le numéro d'assurance sociale (« NAS ») est rassemblé parce que la Loi de l'impôt sur le revenu l'exige aux fins de la déclaration de revenus de la personne. En outre, le NAS peut servir à corroborer les renseignements des agences d'évaluation du crédit ;
  • des renseignements personnels sont divulgués aux agences d'évaluation du crédit, aux assureurs des facilités de crédit ainsi qu'à d'autres institutions financières dans le but de préserver l'intégrité du processus d'octroi du crédit et de s'assurer de l'admissibilité à certains produits financiers. Dans certains cas, les personnes ont le droit d'accéder aux renseignements personnels dont disposent ces institutions à leur sujet. Les personnes qui désirent savoir comment accéder aux renseignements personnels que possèdent ces institutions à leur sujet doivent communiquer avec nos Associés en fonds communs de placement d'ING ou avec l'agent responsable de la protection des renseignements personnels ;
  • ING utilise les renseignements personnels pour déterminer l'admissibilité des clients aux produits financiers et les informer sur ces produits par l'entremise d'un site Internet, par la poste, par courriel ou par téléphone ;
  • des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués dans le cadre d'enquêtes touchant des plaintes du Client ;
  • des renseignements personnels peuvent être recueillis et utilisés afin de s'assurer que les instructions fournies par un client ont bel et bien été exécutées telles que formulées ;
  • des renseignements personnels peuvent être partagés, tel que permis par la loi, avec la Banque ING du Canada dans le but de vous offrir un meilleur service. Par exemple, les détails de chacun de vos Comptes détenus à la Banque ING du Canada sont inclus dans vos relevés de compte ;
  • des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués dans le cadre d'enquêtes touchant une opération précise ou une série d'opérations en vue de déceler des activités non autorisées ou illégales ;
  • des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués dans le but d'enquêter une plainte déposée par un client ;
  • advenant l'ouverture d'un compte servant les intérêts d'une tierce partie, des renseignements personnels au sujet de cette tierce partie seront recueillis auprès du demandeur conformément à la loi sur le blanchiment d'argent ; et
  • des renseignements personnels peuvent être utilisés par ING et divulgués aux sociétés affiliées afin de se conformer aux exigences réglementaires et aux normes bancaires internationales.

3e principe

Consentement de la personne
ING demandera le consentement de la personne avant ou au moment de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à son sujet. Le consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels concernant une personne peut être explicite, implicite ou fourni par l'entremise d'un représentant autorisé.

ING recueillera, utilisera ou divulguera des renseignements personnels sans le consentement de la personne conformément aux dispositions permises par la loi.

Sous réserve de certaines restrictions légales et contractuelles et d'un avis préalable raisonnable, une personne peut refuser son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels la concernant, ou le révoquer en tout temps.

3.1ING obtiendra le consentement de la personne avant ou lors de la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. C'est généralement lors de la collecte de renseignements personnels qu'ING demande le consentement pour les utiliser ou les divulguer. Après la collecte de renseignements personnels, il peut arriver qu'ING soit confrontée à de nouvelles façons de faire exigeant leur utilisation. ING demandera alors le consentement de la personne pour ainsi les utiliser et les divulguer.
3.2Avant d'obtenir un consentement, ING expliquera à la personne concernée, dans un langage clair et simple, la façon dont elle entend utiliser ou divulguer les renseignements personnels.
3.3

La personne peut donner son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels qui la concernent de façon explicite, implicite ou par l'entremise d'un représentant autorisé de celle-ci.

  • La personne peut exprimer son consentement de vive voix (p. ex., lorsque les renseignements sont recueillis au téléphone), par écrit (p. ex., lorsqu'elle remplit et signe une demande) ou par voie électronique (p. ex., lorsqu'elle présente une demande à partir d'un ordinateur).
  • La personne peut exprimer son consentement de façon implicite, par exemple en utilisant un produit ou service d'ING. Dans un tel cas, ING peut présumer que la personne consent à l'utilisation des renseignements personnels qui la concernent à des fins d'utilisation d'un produit ou service d'ING.
  • La personne peut également donner son consentement par l'entremise d'un représentant autorisé, (p. ex., un tuteur légal ou un fondé de pouvoir). Ce type de consentement peut se révéler nécessaire lorsque, par exemple, ING ne peut obtenir le consentement explicite d'une personne mineure, gravement malade ou jugée inapte à gérer ses biens.
3.4

ING peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu d'une personne, sans que celle-ci y consente conformément aux dispositions permises par la loi :

  • s'il en va manifestement de l'intérêt de la personne et qu'il n'est pas possible d'obtenir le consentement de celle-ci dans les délais requis, par exemple lorsque la personne est gravement malade.
  • si les renseignements sont déjà accessibles au grand public (p. ex., le nom, l'adresse et le numéro de téléphone provenant d'une inscription à un annuaire téléphonique accessible au grand public et pour laquelle la personne concernée aurait pu s'objecter à la publication de ses renseignements personnels).
3.5

Sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable, une personne peut refuser de donner son consentement ou le retirer en tout temps.

  • ING informera la personne qui envisage de refuser de donner son consentement, ou qui s'apprête à le retirer, des conséquences de sa décision. Si une personne refuse de donner à ING son consentement à la cueillette, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels, ou retire son consentement, ING pourrait ne pas être en mesure de lui offrir un produit, un service ou des renseignements qui pourraient lui être profitables.

    Par exemple, si une personne n'autorise pas ING à obtenir un rapport de solvabilité à son sujet, ING pourrait ne pas être en mesure de lui consentir un prêt en raison de sa politique de prudence en matière d'octroi de crédit ou d'autres exigences réglementaires.

    Toutefois, ING ne refusera pas sans motif valable de fournir des produits, des services ou des renseignements à une personne qui a refusé de donner son consentement ou qui l'a retiré ultérieurement.
  • ING est légalement tenue de rassembler certains types de renseignements personnels afin de vérifier l'identité de ses clients. Si un individu ne laisse pas ING rassembler et employer ces renseignements à ces fins, ou si le client essaye plus tard de retirer leur consentement, ING peut ne pas pouvoir ouvrir un compte ou maintenir le compte au nom de ce client.

4e principe

Limites applicables à la collecte des renseignements personnels
ING respecte certaines limites quant à la quantité et la nature des renseignements personnels qu'elle recueille. ING réunit les renseignements personnels aux seules fins précisées et dans la mesure permise par la loi. ING DIRECT recourra à des procédures équitables et légales pour recueillir les renseignements personnels.

4.1ING ne recueillera que la quantité et le type de renseignements nécessaires aux fins documentées par ING, telles que présentées au client.
4.2ING recueillera principalement les renseignements personnels auprès de la personne concernée. Sauf en cas d'exception prévue par la loi, ING recueillera les renseignements personnels auprès de sources externes uniquement si la personne y a consenti.

5e principe

Limites applicables à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels
ING utilisera ou divulguera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu'ils soient utilisés ou divulgués à d'autres fins.

Dans certaines circonstances exceptionnelles, ING peut avoir l'obligation légale ou le droit de divulguer des renseignements personnels à l'insu de la personne ou sans son consentement.

ING conservera les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins énoncées.

5.1

ING peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne lorsque la loi l'exige ou le permet. Par exemple, des renseignements peuvent être divulgués dans le cadre :

  • de citations à comparaître, de mandats de perquisition et d'autres ordonnances du tribunal ou du gouvernement ;
  • de demandes de recouvrement de créances ou autres de la part d'autres parties ayant légalement le droit d'avoir accès aux renseignements personnels ;
  • d'une communication de renseignements personnels à un avocat, ou à un notaire au Québec, représentant ING.
5.2

Dans les circonstances décrites au paragraphe 5.1, ING protégera les intérêts de ses clients en s'assurant que :

  • les ordonnances ou demandes respectent les lois en vertu desquelles elles ont été présentées ;
  • ING ne répond pas aux demandes de renseignements personnels qui ne sont pas présentées en bonne et due forme par des autorités gouvernementales ou chargées de l'application des lois.
ING peut aviser la personne de la réception d'une ordonnance ou d'une demande, si cela n'est pas interdit par la loi. ING peut informer ladite personne par téléphone ou par courrier expédié à son adresse habituelle.
5.3Si ING désire utiliser les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle dans le but de commercialiser des produits et services auprès de cette personne, directement ou par l'entremise de ses filiales et sociétés affiliées, elle devra d'abord obtenir le consentement de la personne avant d'utiliser ou de divulguer les renseignements personnels à cette fin.

Lorsqu'une personne présente une demande de produit ou service en fournissant des renseignements personnels, ING l'avisera que ces renseignements pourront éventuellement être utilisés par elle, pour commercialiser d'autres produits ou services.
5.4ING ne recueillera des renseignements médicaux qu'à des fins bien précises. Elle ne les divulguera pas à ses filiales et sociétés affiliées, et vice versa.
5.5Si ING s'appuie sur des renseignements personnels pour prendre une décision à l'égard d'une personne, ces renseignements personnels lui seront disponibles. ING les conservera suffisamment longtemps pour que le client puisse y avoir accès après que la décision ait été rendue.
5.6ING détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle n'a plus besoin pour les fins précisées ou pour se conformer aux exigences de la loi.

6e principe

Exactitude des renseignements personnels
ING veillera à ce que les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle soient exacts, complets, à jour et pertinents, compte tenu des plus récents renseignements mis à sa disposition.

La personne peut contester l'exactitude et l'exhaustivité de ces renseignements personnels et les faire modifier s'il y a lieu.

6.1ING fera des efforts raisonnables pour réduire au minimum le risque de fonder une décision à l'égard d'une personne sur des renseignements personnels inexacts, incomplets ou qui ne sont plus à jour.
6.2ING mettra les renseignements personnels à jour uniquement si les fins pour lesquelles ils ont été recueillis le justifient.
6.3ING fera des efforts raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle demeurent exacts et à jour si ceux-ci sont utilisés de façon continue, à moins que des limites en matière d'exactitude n'aient été clairement établies par ING.
6.4ING compte également sur la vigilance de la personne pour s'assurer que certains renseignements personnels à son sujet sont exacts, complets et à jour. Si une personne avise ING que des renseignements personnels à son sujet sont erronés, incomplets, ne sont plus à jour ou ne sont plus pertinents, ING les révisera ou les supprimera. Au besoin, ING divulguera les renseignements personnels révisés aux tiers à qui elle a transmis des renseignements qui sont erronés ou qui ne sont plus à jour afin que ceux-ci puissent actualiser leurs dossiers.
6.5Si ING refuse de procéder à la révision des renseignements personnels tel que demandé, la personne pourra en contester la décision. ING consignera ce grief et le communiquera, au besoin, à toute tierce partie qui aura reçu lesdits renseignements personnels de ING.

7e principe

Protection des renseignements personnels
ING protégera les renseignements personnels en recourant à des mesures de sécurité qui reflètent le degré de confidentialité de ces renseignements.

7.1ING protégera les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle contre la perte ou le vol et contre l'accès, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisée.
7.2Les mesures de sécurité auxquelles ING aura recours pour protéger les renseignements personnels dépendront du degré de confidentialité, de la quantité, de l'étendue de diffusion, du mode de présentation et du mode de stockage des renseignements personnels. ING conserve la plupart des données sur support électronique. Les récents registres sur papier renfermant des renseignements personnels sont placés dans des dossiers conservés sur place à son siège social de Toronto, tandis que les anciens dossiers contenant des renseignements personnels sont conservés sur un site de stockage extérieur. ING accordera le plus haut niveau de protection aux renseignements personnels dont le niveau de confidentialité est le plus élevé.
7.3

Pour protéger les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, ING appliquera des mesures de sécurité, dont :

  • des mesures de sécurité matérielles, par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l'accès aux bureaux ;
  • des mesures de sécurité organisationnelles, par exemple le contrôle de l'accès aux centres informatiques et la restriction de l'accès aux données pertinentes ;
  • des mesures de sécurité électroniques, par exemple le recours à des mots de passe, à des numéros d'identification personnels et à des techniques de chiffrement.
7.4

ING peut transmettre des renseignements personnels à des tierces parties aux fins de traitement, recherche sur le marché, le traitement des données, agents de service et tout autre fourniture de produits et services. ING exigera de la tierce partie qu'elle protège tous les renseignements personnels conformément aux pratiques et politiques de ING ou aux dispositions pertinentes de la loi.

Lorsqu'ING fait affaire avec des intermédiaires, elle ne leur transmet que les renseignements nécessaires à la prestation des services décrits au contrat. Il est strictement interdit à une tierce partie de conserver des données transmises, de les analyser ou d'utiliser à d'autres fins les renseignements personnels transférés par ING. Toute partie est tenue de protéger les renseignements personnels de manière conforme aux politiques et pratiques établies par ING.
7.5Au moment de détruire des renseignements personnels ou de s'en départir, ING prendra les précautions nécessaires pour éviter tout accès non autorisé à ceux-ci.

8e principe

Accessibilité à l'information sur les politiques et les procédures
ING sera accueillante envers les demandes de renseignements sur sa procédure d'accès à des renseignements personnels. Les personnes habilitées pourront obtenir des renseignements sur ces procédures dans le présent code en communiquant avec l'un des Associés en fonds communs de placement d'ING ou en présentant une demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels. L'information sera présentée de manière à en faciliter la compréhension.

8.1

Le Code sur la protection des renseignements personnels d'ING sera mis à la disposition du grand public.

  • Un exemplaire imprimé de ce code sera transmis par la poste à tout nouveau client ;
  • Une version électronique de ce code est affichée sur le site Internet d'ING à l'adresse fondsingdirect.ca.
8.2

Les renseignements concernant le présent Code seront fournis dans une forme facile à comprendre.

  • ING a produit un résumé du présent code. Ce résumé est disponible sur le site fondsingdirect.ca ainsi qu'au début du présent document.
  • L'information concernant la façon de communiquer avec les Associés en fonds communs de placement d'ING et au responsable de la protection des renseignements personnels est indiquée dans ce résumé, tout comme dans le présent code, de manière à ce que les personnes sachent à qui adresser les plaintes et les questions au sujet des politiques et procédures d'ING en matière de renseignements personnels.
8.3

ING peut communiquer l'information au sujet de ses procédures de diverses façons, selon la nature des services qu'utilisent les personnes et la confidentialité des renseignements personnels.

  • ING peut offrir de la documentation dans ses établissements, envoyer à ses clients des renseignements par la poste régulière ou encore par courriel, mettre en place un service téléphonique sans frais ou offrir un accès par Internet.

9eprincipe

Accessibilité aux renseignements personnels
Lorsqu'une personne en fait la demande, ING lui fera part des renseignements personnels la concernant qui sont en sa possession ou sous son contrôle, de l'usage qu'elle en fait et des tierces parties à qui elle les divulgue.

Lorsqu'une personne en fait la demande, ING lui donnera accès aux renseignements personnels la concernant et qui sont en sa possession ou sous son contrôle. Toutefois, il pourrait arriver exceptionnellement qu'ING ne puisse accorder à la personne un accès complet aux renseignements personnels qui la concernent.

9.1Sur demande, une personne a le droit de savoir et accéder à ce qu'ING a en sa possession ou sous son contrôle, à son sujet. Elle a le droit d'avoir accès à ces renseignements personnels et de savoir à qui ING a transmis ces renseignements. La personne peut adresser sa demande par téléphone à un des Associés en fonds communs de placement d'ING ou, par écrit, au responsable de la protection des renseignements personnels.
9.2ING a mis en place des procédures pour répondre aux demandes d'accès aux renseignements personnels. ING fera suite aux demandes dans un délai raisonnable. Le requérant devra préciser le type de renseignements personnels qu'ING est susceptible d'avoir en sa possession ou sous son contrôle. Dans certains cas, ING pourrait imposer des frais d'accès aux renseignements. Le cas échéant, elle informera au préalable le requérant des coûts autorisés par la loi.
9.3ING indiquera de qui elle a obtenu des renseignements personnels, à qui elle les a transmis, ainsi que le moyen et le moment par lesquelles elle les a divulgués. ING extraira cette information de ses dossiers et la remettra à la personne sous une forme facile à comprendre en expliquant aussi bien les abréviations que les politiques. ING fournira l'information au requérant, dans des délais raisonnables.
9.4

Il arrive parfois qu'ing ne puisse accorder l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. C'est notamment le cas lorsque :

  • l'accès aux renseignements personnels risque d'entraîner la divulgation de renseignements personnels concernant une tierce partie ;
  • l'accès aux renseignements personnels risque de menacer la sécurité d'une tierce partie ;
  • la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels ;
  • les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel ;
  • les renseignements découlent d'un arbitrage ou de toute autre mode officiel de médiation de conflits ;
  • les renseignements ont été recueillis pour les besoins d'une enquête judiciaire.
9.5

Si des renseignements ont été divulgués à des tierces parties dans le cadre d'activités régulières, ING ne l'indiquera pas dans le dossier de la personne. Par exemple, lors :

  • d'une déclaration à Revenu Canada ;
  • d'une mise à jour régulière des renseignements de crédit destinés aux agences d'évaluation du crédit ; ou
  • d'un avis de retour de chèques sans provision communiqué à des tierces parties.
9.6Si ING refuse de satisfaire à la demande d'une personne d'avoir accès aux renseignements personnels qui la concernent, ING lui expliquera les raisons de ce refus. La personne peut contester la décision d'ING.

10e principe

Règlement des plaintes et traitement des demandes de renseignements
Une personne peut protester contre tout manquement au présent code de la part d'ING. ING a établi des politiques et des procédures régissant la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, ainsi que la façon d'y répondre.

10.1ING a établi des politiques et des procédures régissant la réception et le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, ainsi que la façon d'y répondre. Les requérants sont priés d'adresser leurs plaintes et leurs questions, par téléphone, à un Associé en fonds communs de placement d'ING ou, par la poste, au responsable de la protection des renseignements personnels.
10.2ING traitera toutes les plaintes reçues. Si elle juge que la plainte est fondée, ING tentera d'y remédier. Le cas échéant, ING pourrait revoir ses politiques et procédures afin d'éviter la répétition du problème identifié.
10.3Si le requérant n'est pas satisfait de la réponse d'ING, il peut communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, l'ombudsman bancaire canadien ou l'Association canadienne des courtiers de fonds mutuels.

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